Funktionen

Entdecken Sie, welche Philosophie und raffinierte Technologie hinter OfficeNetPoint® stecken.
Die unterschiedlichen Funktionen von OfficeNetPoint® sind nicht einfach nur in separaten Modulen enthalten, die der Anwender aktivieren muss, sondern basieren auf Algorithmen, die allen vertraut sind. Das System aktiviert bei Bedarf die richtige Funktion bzw. das richtige Modul, und das ohne Intervention des Anwenders.
Dies ist ein völlig neuer Ansatz im Bereich des Informationsmanagements und der Anwendungsbedienung: der Anwender konzentriert sich auf seine wesentlichen produktiven Aufgaben (Erstellung und Verarbeitung von Informationen mit seinen Standard-Tools (Word, Excel, Open Office usw.…). Um den ganzen Rest kümmert sich OfficeNetPoint® mit seinem Bais-System-Management-Modul.

Informationsmanagement:

Die Ablage, der Austausch von Informationen mit anderen Teammitgliedern, die Zusammenstellung von Zeiterfassungsbögen und CRM-Notizen, die Buchungen, die Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaubstage gehören nicht länger zu Ihrem Aufgabenbereich; sie müssen nur noch bestätigen, was OfficeNetPoint® Ihnen vorlegt, und das mit einem einzigen Mausklick.

Dieses ganze Bündel an Informationen wird automatisch mit Hilfe des System- Algorithmus von OfficeNetPoint® an dem richtigen Ort hinterlegt.

Anwendungsbedienung:

OfficeNetPoint® hat mehr als nur eine grafische Anwenderschnittstelle (GUI). Unsere R&D-Abteilung hat verschiedene ‘GUI-Themen’ für unterschiedliche Anwender (Anwender, die überwiegend Daten analysieren und abrufen, Anwender, deren Hauptaufgabe die Bearbeitung von Dokumenten ist usw.) und unterschiedliche Geräte (Desktops, Tablets, Smartphones) entwickelt. Jedes GUI-Thema kann mit einem einzigen Klick eingeschaltet oder automatisch von OfficeNetPoint®  ausgewählt werden, je nach verwendetem Gerät.

 

Ein Beispiel?

Wenn Sie eine E-Mail über Microsoft Outlook erhalten, übernimmt OfficeNetPoint® den gesamten Ablageprozess und extrahiert die E-Mail-Anhänge, indexiert die Inhalte und ergänzt Metadaten für eine schnellere Suche in Zukunft, verzeichnet den Eingang dieser E-Mail im Time Sheet und räumt sogar Ihren Outlook-Ordner auf – und das alles mit nur einem einzigen Klick zur Bestätigung.

Hierdurch erhalten Sie die Möglichkeit, sich auf Ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren, ohne abgelenkt zu werden, während diese ermüdenden und zeitaufwendigen Arbeiten automatisch von OfficeNetPoint® zur Ihrem Vorteil und zur Freude Ihrer Angestellten übernommen werden.

Und all dies natürlich von Ihrem Büro aus oder außerhalb des Büros, auf Ihrem Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone.

Die Schlüsselfunktionen von OfficeNetPoint® sind Folgende:

 

 

 

 

EDMS
Elektronische Dokument-Management-System

Das Dokumenten-Management ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens.
OfficeNetPoint® verfügt über diese Funktionen für das gesamte System, und zwar nicht nur für Dokumente, die Sie erstellt haben, sondern auch für alle eingegangenen Dokumente (egal, ob per E-Mail oder als Drucksache) sowie für alle Datenbankeinträge, wobei das Konzept der Information in einem weiteren Sinne ebenfalls erfasst wird.

Dank einer solchen „integrierten“ Funktion kann OfficeNetPoint® eine Suche sowohl in Dokumenten als auch in Datenbanken durchführen und dabei den Text oder die Zeichenfolge sowohl im Inhalt von Dokumenten oder anhand der Informationen in einem Datensatz (zum Beispiel Kontakte, Kunden, Lieferanten, Terminvereinbarungen und sogar OfficeNetPoint®-Sticky Notes) ermitteln.

Die Zeit und die Schulung des Personals für derartig langwierige Aufgaben kann somit besser genutzt werden; dem OfficeNetPoint®-Anwender steht diese Funktion zur Verfügung, ohne dass er etwas über Indexierung und Metadaten und die Feinheiten im Hintergrund lernen muss.

Das macht OfficeNetPoint® für Sie. Sie müssen bei der Suche nach Dokumenten nur einige Schlüsselwörter in das Suchkästchen eingeben, wie Sie das von Google kennen, und in Null Komma Nichts stehen Ihnen die jeweiligen Dokumente und Datenbankeinträge zur Verfügung.

ECM
Enterprise Content Management

Interne Unternehmensabläufe, spezifische Geschäftsregeln, interne Memos, Formulare, Standardformate, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden, sind direkt für alle befugten Anwender zugänglich.

Alle Dokumente, die im ECM-System des Unternehmens gespeichert sind (ebenso wie zuvor editierte Dokumente) können von jedem Anwender als Muster für ein neues Dokument zugrunde gelegt werden.

Dies spart Zeit und Schulungen. Außerdem stehen Ihnen so einheitliche und vorher festgelegte Dokumente, Muster und Verfahren zur Verfügung, die erheblich zu einem besseren Image und Qualitätsniveau Ihres Unternehmens beitragen.

 

 

 

CRM
Customer Relationship Management

Die Verwaltung der Kundenkontakte, der Lieferanten und persönlichen Adressen werden mit all seinen anderen Funktionen und telefonischen Firmenverkehr zentral verwaltet und laufend überwacht.

OfficeNetPoint® identifiziert bei der Annahme eines Anrufes den Absender und protokolliert Ihn. Falls es gewünscht wird, ist es auch möglich den Inhalt, sowohl vom Arbeitsplatz aus durch sein Voiptelefon, wie auch vom Handy zu kontrollieren.

Selbstverständlich ist alles mit dem Time sheet verbunden und jede Information geht an alle betroffenen Mitarbeiter.

 

 

 

 

CS
Collaboration Suite

Der Informationsfluss von Ihrem Smartphone zum OfficeNetPoint® und umgekehrt.

Ihre Terminvereinbarungen (die von Ihnen oder Ihrer Sekretärin gepostet wurden), die internen Kurznachrichten, Tagesordnungen der Sitzungen: egal, auf welchem “Tool” sie sich befinden, es werden alle integriert, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern und sie an die Mitglieder Ihres Teams weiter zu leiten.

 

 

TIME SHEET

Die Zeiterfassung ist heutzutage in den meisten Unternehmen die Basis für die Fakturierung. Sie und Ihre Kollegen erhalten deshalb durch die Aufzeichnung der Aktivitäten und deren Zeitmessung die Möglichkeit, die getätigte Arbeit zurück zu verfolgen. Auch Urlaubs- und Fehlzeiten können so geplant werden.

Das Time-Sheet-Modul ist für den Anwender ein ideales Instrument für die Zeitplanung. Es erstellt automatisch die Zeiterfassungsbögen und die für jeden Job angefallenen Kosten sowie die für jede Aufgabe aufgebrachte Zeit.

Das Zeiterfassungsmodul wird nicht nur aktiviert, wenn Sie Arbeiten an Ihrem Desktop, Tablet oder Smartphone erledigen, sondern auch, wenn Sie unterwegs sind: mit Hilfe des integrierten GPS Ihres Smartphones können Sie rückverfolgt werden (die Daten sind nur für Sie sichtbar). Die „Tracking-Algorithmen“ von OfficeNetPoint®, die Zeiterfassung von Kundenbesuchen und die aufgelaufenen Kosten werden automatisch zusammengestellt und können auf Ihrem Monitor per Map Chart dargestellt werden!

Mit der OfficeNetPoint®-Technologie erhalten Sie exakte und nahezu perfekte Zeiterfassungs- und Ausgabenbögen, die Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und die mühsame Aufgabe der Dateneingabe ersparen.
Jetzt müssen Sie nur noch entscheiden, wie Sie die täglich eingesparten 30 Minuten nutzen wollen.

 

 

FAK
Fakturierung

OfficeNetPoint® bearbeitet alle Arten von Rechnungen: Rechnungen auf der Basis der Zeiterfassung, regelmäßige anfallende jährliche Rechnungen, Anzahlungsanforderungen, Gutschriftsanzeigen in Ihren bevorzugten Formaten, in jeder Sprache (dank des offenen Reporting- und Übersetzungsservices) und in jeder Währung.

Rechnungen werden automatisch in der Buchhaltung des Unternehmens durch die Eingabe der Transaktion in das Hauptbuch registriert. Das zugrunde liegende Dokument wird im PDF-Format erstellt und Ihrem Buchhalter zur Verfügung gestellt, der deshalb im Home Office arbeiten kann und somit keine Pendlerfahrten mehr in Rechnung stellen muss.

Fünfzig Prozent aller Buchungen werden durch OfficeNetPoint® generiert; rechnen Sie sich also aus, wie viel Zeit Sie sparen und überlegen Sie, wie Sie diese am besten nutzen.
 

 

 

FIBU
Buchhaltungs Modul

Das Buchhaltungsmodul von OfficeNetPoint® beinhaltet das Management der Debitoren/Kreditoren, Forderungen/Verbindlichkeiten und natürlich die Abrechnung der Mehrwertsteuer.

Alle aus Aktivitäten hervorgehenden Buchungen werden automatisch erstellt.

Das Buchhaltungsmodul ist auf mehrere Kunden ausgerichtet und kann deshalb Konten mehrerer Unternehmen führen.
Wie alle anderen OfficeNetPoint®-Module verfügt es ebenfalls über den offenen Reporting- und Query-Generator.

 

 

 

HR
Human Resource Module (Personalwesen)

Das Personalmodul berechnet nicht nur die Gehälter, sondern unterstützt auch die Archivierung der persönlichen Daten und der historischen Dokumentation der Mitarbeiter, natürlich mit der entsprechenden Sicherheit.

OfficeNetPoint® erfasst automatisch Anwesenheiten, Urlaubstage, Abwesenheiten und Einsätze der Mitarbeiter außerhalb des Büros. Es ermöglicht ebenfalls die interne Kommunikation bei geplanten Abwesenheiten.

Rechnen Sie sich aus, welche Einsparungen Sie haben werden, weil Sie keine Stechuhrsysteme installieren müssen, vor allem, wenn Ihre Firma das Home Office nutzt.

 

 

 

LOG
Tracking

Alle Aktionen der Anwender werden in einem geschützten Logfile protokolliert. Diese und andere Funktionen von OfficeNetPoint® finden Sie eigentlich nur im Bankwesen und bei gesicherten Anwendungen und natürlich auch bei OfficeNetPoint®.

 

 

 

MOB
Handy

OfficeNetPoint® verfügt über eine einfache Schnittstelle für Smartphones (Android, Windows Phone und iPhone) mit Spracherkennung und Touchscreen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die am Standort Ihrer Kunden tätig sind (Beratung, Instandhaltung und Reparaturen), dann können sie sich die Rechnung / den Einsatzbericht direkt vom Kunden auf einem Tablet oder Smartphone abzeichnen lassen (standardmäßig).

Ihr Kunde erhält per E-Mail eine Kopie, und innerhalb Ihres Unternehmens wird der Einsatzbericht direkt durch das EDMS-Modul bearbeitet. Gleichzeitig wurde er in den Time Sheet und das Buchhaltungssystem eingegeben.

Hierfür ist keine spezielle zusätzliche Ausstattung erforderlich. Es entstehen also keine zusätzlichen Kosten und Probleme.
Ihre Zeiterfassungsbögen und Reisekostenabrechnungen werden somit automatisch ausgefüllt und können direkt bestätigt werden.
Auf diese gesammelten Daten haben nur die Außendienstmitarbeiter Zugriff. Sie werden automatisch gelöscht, um ihre Privatsphäre sicherzustellen.

 

 

 

VoIP

OfficeNetPoint®  hat eine Schnittstelle mit dem VoIP-Telefon-Server Ihres Unternehmens.

Dieser zeichnet die Telefonanrufe nicht nur auf, sondern verwaltet sie auch. Er identifiziert die Nummer des Anrufers und zeigt auf Ihrem Bildschirm automatisch das CRM-Telefonanruf-Formular an, in das Sie während des Anrufs Ihre Notizen eingeben können, egal, ob schriftlich oder mündlich.

Es gibt folgende Funktionen:

Click-to-call:
wählt die Rufnummer mit einem einfachen Klick auf die Telefonsymbole bei jeder angezeigten Telefonnummer und überträgt diese auf Ihr aktuelles Telefon (Telefon am Arbeitsplatz oder Handy), auch wenn dieses nicht an Ihre Desktop-Anwendung angeschlossen ist.

Respond-to-manage:
protokolliert und verwaltet die eingehenden Telefonanrufe auf Ihrem Telefon.
Ein Modul, dass Sie im Allgemeinen nur als Software-Lösung im Bankwesen vorfinden.
Von unseren Erfahrungen im Bereich der Banking Software direkt auf Ihren Schreibtisch oder, wenn Sie nicht im Büro oder auf Reisen sind, zu jeder Zeit, an jedem Ort … wie bei allen OfficeNetPoint®-Funktionen.

Sie können sich die Tabelle mit genauen Angaben zu den Funktionen und Optionen ansehen, indem Sie auf diesen Link klicken: